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近日，青島高新區(qū)在青島市率先建成并投入使用電子檔案管理系統(tǒng)，成功實(shí)現(xiàn)交易檔案一鍵“智能歸檔”，為檔案的查詢、下載提供了極大便利，標(biāo)志著全區(qū)公共資源交易檔案管理正式邁入高效、規(guī)范、智能的新常態(tài)。

云端存儲+一鍵刻錄

全流程檔案“無縫歸集”

據(jù)了解，青島高新區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與青島市交易平臺、青島高新區(qū)數(shù)字見證系統(tǒng)的深度互聯(lián)互通，將交易項(xiàng)目“招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)”全流程業(yè)務(wù)檔案和評標(biāo)室監(jiān)控以及專家評標(biāo)電腦桌面音視頻監(jiān)控檔案自動推送至電子檔案云端存儲。

工作人員只需點(diǎn)擊“刻錄”按鈕，交易全流程電子化檔案與音視頻檔案便能一次性完整自動刻錄至光盤。同時，系統(tǒng)會自動生成帶有檔案唯一標(biāo)識的二維碼，并將項(xiàng)目名稱、招標(biāo)方式、開標(biāo)時間等關(guān)鍵信息同步打印至光盤表面，既確保了檔案的唯一性與可追溯性，又大幅提升了檔案刻錄的效率與準(zhǔn)確性。

“一標(biāo)一檔+定期巡檢”

筑牢檔案管理“安全防線”

為進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程，青島高新區(qū)行政審批服務(wù)部建立了嚴(yán)格的“一標(biāo)一檔”管理機(jī)制。代理機(jī)構(gòu)在電子交易系統(tǒng)內(nèi)完成招投標(biāo)全流程電子文件檔案歸檔后，將由專人負(fù)責(zé)建立工程建設(shè)項(xiàng)目交易檔案刻錄工作臺賬，并要求在開評標(biāo)音視頻存儲期內(nèi)完成全部檔案的刻錄與歸檔，從制度層面保障了項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和有效性。

此外，為防范系統(tǒng)故障導(dǎo)致的檔案風(fēng)險，工作人員會不定期對電子檔案軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行全面細(xì)致檢查，為電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行筑牢“安全防線”。

自主下載打破地域限制

為企業(yè)節(jié)省“時間成本”

在提升服務(wù)便捷性方面，青島高新區(qū)同樣推出創(chuàng)新舉措。在交易大廳數(shù)字服務(wù)工作室專門設(shè)置了交易檔案自主下載區(qū)域，配備專用下載電腦及自主下載登記臺賬。政府采購項(xiàng)目代理機(jī)構(gòu)只需攜帶數(shù)字證書及存儲設(shè)備，即可一鍵下載其在全市范圍內(nèi)開展的分散評標(biāo)項(xiàng)目的全套電子交易檔案。檔案內(nèi)容不僅包含電子文檔，還涵蓋完整的音視頻資料。

這一服務(wù)打破了地域限制，實(shí)現(xiàn)了信息化資源要素跨區(qū)域高效配置。企業(yè)無需再往返于不同區(qū)域辦理檔案調(diào)取手續(xù)，大大節(jié)省了時間與人工成本。

下一步，青島高新區(qū)將繼續(xù)聚焦檔案數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用，在現(xiàn)有“智能歸檔”基礎(chǔ)上，逐步完善檔案在線瀏覽、檢索、調(diào)閱等功能，進(jìn)一步提升檔案管理的智能化水平。同時，還將強(qiáng)化系統(tǒng)對接的深度與廣度，加強(qiáng)工作人員操作培訓(xùn)，為經(jīng)營主體提供更規(guī)范、透明、便捷的公共資源交易服務(wù)。

（圖片來源：青島高新區(qū)）